Con el objetivo de responder de manera oportuna y veraz a las solicitudes del estudiantado y la comunidad alumni, la Dirección de Registro y Certificación UDP renovó su sistema de atención, a través de la puesta en marcha de una serie de cambios que apuntan a la tecnologización y optimización de sus funciones.

De ese modo, hoy la unidad posee un moderno sitio web y un sistema de digitalización de certificados, los que pueden ser adquiridos a través de la página web, la mayoría de ellos de manera gratuita, de acuerdo con la Ley Pro-Consumidor N° 21.398. Estos documentos cuentan con Firmas Electrónicas Avanzadas, lo que permite su validación desde cualquier entidad tanto interna como externa a UDP (revisa la lista de certificados que pueden ser solicitados AQUÍ).

Asimismo, en mayo recién pasado, Registro y Certificación implementó un sistema de comunicación semanal. Por medio de esta vía, las y los estudiantes de pregrado y postgrado reciben información personalizada respecto de títulos y grados obtenidos, detallando además los pasos a seguir para acceder a los certificados requeridos.

“Hay un antes y un después. Hace dos años, no visualizábamos lo relevante que sería para todos los usuarios los cambios implementados”, comentó Josefa Romero, directora de Registro y Certificación. “Esta es una evidencia de que estamos a la altura de los tiempos. Demuestra la madurez de la UDP, que este 2022 cumple 40 años”.

Esta renovación se inició en 2016, cuando la Universidad cambió su sistema de gestión. Así, en 2017 la Dirección de Registro y Certificación comenzó a revisar todos sus procesos y, con ello, los certificados que se emitían con el fin de digitalizarlos, renovar la identidad visual de sus documentos e implementar el lenguaje inclusivo en su formulación, lo que hoy ya se encuentra implementado en su totalidad.

Desde entonces, la unidad ha experimentado un cambio radical, lo que ha ido en directo beneficio del estudiantado. Es así como las solicitudes que antes podían tardar un par de meses y que exigían al estudiante acudir a la UDP para solicitar su certificado, hoy son resueltas en un breve lapso y de modo remoto. “Creo que eso es muy importante: el tiempo de respuesta. Dado que está digitalizado, este es un tiempo de respuesta inmediato”, señaló Josefa Romero.

Del mismo modo, la Dirección ha centralizado la entrega de información interna, eliminando los procesos burocráticos y el uso del papel, lo que ha facilitado aún más el trabajo de la entidad. “Hoy no recibimos ningún papel. Todo lo que envían las unidades académicas tienen que ser digital y, para eso, se desarrolló un sistema documental de proceso”, explicó la directora Josefa Romero.

Teresa Merino, jefa de Registro y Certificación de Postgrado, destacó con entusiasmo los cambios vividos en la unidad. Según precisó, la modernización no sólo ha favorecido a los estudiantes, sino que también ha enriquecido el trabajo del equipo de Registro y Certificación. “Este cambio ha sido súper importante para nosotros, porque a veces teníamos observaciones de los estudiantes que no podíamos acoger de manera inmediata. Fue un gran trabajo y estamos muy contentos. Ha sido muy motivante este nuevo cambio”, dijo.

“Los estudiantes se han beneficiado enormemente. Los titulados necesitan su certificado para trabajar, sobre todo, en el área de Salud y Educación. Entonces, tener este acceso rápido a sus certificados les ayuda enormemente en el proceso de inserción laboral. Estamos muy contentos y los titulados/graduados también, situación que la manifiestan con sus agradecimientos constantes”, agregó.

En tanto, Octavio Campos, jefe de Registro y Certificación Pregrado, manifestó que uno de los focos de Registro y  Certificación es la atención oportuna, por lo que la transformación ha fortalecido el rol de la unidad: “De esa manera, somos cómplices de lo que nuestros estudiantes requieren y, en base a eso, hemos respondido con creces. Muchos de ellos lo han manifestado así”, subrayó.

Recientemente, la Dirección puso en marcha un nuevo cambio: la implementación de Firma Electrónica Avanzada en los diplomas, los que hasta ahora era realizado de modo manual en su totalidad, requiriendo de un tiempo promedio de dos meses para su emisión. Esta nueva implementación ha significado que los diplomas sean emitidos a través de un sistema automatizado, con Firma Electrónica Avanzada. Luego se almacena digitalmente una copia, por lo que los tiempos disminuyen a unos pocos días. Evidentemente, esto ha implicado en optimización del tiempo. A su vez, por el hecho de tener Firma Electrónica Avanzada es posible validarlo mediante código QR desde cualquier lugar. Además, si un estudiante requiere de una copia, por contar con un respaldo digitalizado, es posible procesarlo y entregarlo en el mismo día.

De esa manera, la Dirección de  Registro y Certificación  busca seguir renovándose con el objetivo de atender las distintas solicitudes del estudiantado y la comunidad alumni, de una manera segura y rápida.

Conoce el sitio de la Dirección de Registro y Certificación AQUÍ.